De wachtlijst voor warmtepompen in Gent is langer dan de Coupure. Huiseigenaren in Gentbrugge bellen voor een lucht-waterwarmtepomp. Een syndicus in de Muinkkaai wil de stookketel van een appartementsblok vervangen. Een architect in het Prinsenhof stuurt de specificaties voor vloerverwarming in een gerenoveerd herenhuis. Je hebt werk voor zes maanden — maar je hebt geen zes maanden aan offertes verstuurd. Ze liggen in je hoofd, op kladblaadjes, in WhatsApp-berichten die je nog moet uitwerken. Elke dag dat je ze niet stuurt, is een dag dat de klant iemand anders belt.
Als HVAC-installateur in Gent heb je drie werkstromen. De eerste is nieuwinstallatie: warmtepompen, aircosystemen, vloerverwarming in nieuwbouw of totaalrenovaties. Grote bedragen — €8.000 tot €20.000 per project — met gedetailleerde offertes, meerdere onderdelen, en vaak samenwerking met een hoofdaannemer. Die offerte moet er professioneel uitzien en het juiste btw-tarief per onderdeel bevatten.
De tweede is vervanging: oude gasketels eruit, nieuwe condensatieketel of warmtepomp erin. Veel voorkomend in de Brugse Poort, Rabot en Ledeberg, waar naoorlogse woningen met verouderde CV-installaties staan. Middelgrote projecten — €3.000 tot €8.000 — die je in één tot drie dagen uitvoert.
De derde is onderhoud: jaarlijks ketelonderhoud, airco-service, storingsinterventies. Kleine bedragen — €120 tot €300 — maar hoog volume. Vijf per dag in de stookseizoen. Elke klus is een factuur, en elke factuur die je uitstelt is geld dat later binnenkomt dan nodig.
De Vlaamse renovatieplicht dwingt alle woningen naar EPC-label C vóór 2040. In Gent — waar duizenden vooroorlogse woningen nog op mazout of oude gasketels draaien — betekent dat een massale vervanging van verwarmingsinstallaties. De stad stimuleert dit met premies en begeleiding via Energiecentrale Gent. Maar de uitvoering ligt bij jou: de HVAC-installateur die de offerte maakt, de installatie uitvoert, en de factuur verstuurt.
Die offertes zijn complex. Warmtepomp, buitenunit, binnenunit, buffervat, leidingwerk, elektrische verzwaring, inregeling, oplevering. Tien tot vijftien regels, elk met een eigen prijs en btw-tarief. Met een generiek facturatieprogramma ben je een uur bezig. Met DOKKO selecteer je de onderdelen uit je catalogus, vul je de specificaties in, en verstuur je het in een kwartier.
| Functie | DOKKO | Teamleader | Billit |
|---|---|---|---|
| Gebouwd voor bouw | ✓ Ja | ✗ Generiek | ✗ Generiek |
| Mobiel offerte maken | ✓ 30 sec | ✓ Ja | ✗ Desktop-first |
| Catalogus met installatieprijzen | ✓ Ja | ✗ Beperkt | ✗ Nee |
| Foto in offerteregel | ✓ Ja | ✗ Nee | ✗ Nee |
| Btw 6%/21% per regel | ✓ Automatisch | ✓ Handmatig | ✓ Handmatig |
| Peppol inbegrepen | ✓ Ja | ✗ Via partner | ✓ Ja |
| Prijs | €49/mnd | €50–€75/mnd | €15–€35/mnd |
Maak in de catalogus aparte diensten aan: warmtepomp toestel, buitenunit plaatsing, binnenunit plaatsing, leidingwerk per meter, elektrische verzwaring, inregeling. Bij een nieuwe offerte selecteer je de onderdelen, vul je de specificaties in, en het totaal wordt automatisch berekend. Verstuur de PDF via WhatsApp — de klant heeft het dezelfde dag.
Een lucht-water warmtepomp installeren kost gemiddeld €8.000–€14.000 all-in. Airco split-unit plaatsen zit rond €1.500–€2.500 per toestel. Centrale verwarming vervangen — ketel, radiatoren, leidingwerk — kost €6.000–€12.000 voor een rijwoning. Vloerverwarming aanleggen gaat van €40–€70 per m².
Bij woningen ouder dan 10 jaar geldt 6% btw op de volledige installatie — toestel, arbeid en materiaal. Bij nieuwbouw en woningen jonger dan 10 jaar is het 21%. In Gent valt het overgrote deel van de woningen onder 6%. DOKKO stelt het per offerteregel in.
Open de snelle factuur, selecteer de klant, voer het bedrag in, verstuur. De klant krijgt een PDF met QR-code voor directe betaling. Duurt minder dan het invullen van het onderhoudscertificaat.
Je kunt per klant zien welke facturen er zijn verstuurd en wanneer de laatste was. Dat geeft je een overzicht van wie er aan onderhoud toe is. Een apart contractbeheersysteem zit er nog niet in — maar de facturatiehistorie per klant geeft je de basis.